Россия Профессии

Есть в истории двадцатого века источники сведений, которые, хотя и не нацелены на генеалогический поиск, но с гражданами работать привыкли, знают, в какой форме давать справки и имеют возможность копировать документы. Эти источники - ведомственные архивы, а именно их сведения по личному составу. Документы по личному составу являются основанием для подтверждения трудового стажа работников организаций, необходимого при назначении пенсий, поэтому они и хранятся практически вечно. Архивные справки, архивные копии и архивные выписки выдают по письменным заявлениям граждан и учреждений. Чаще всего такие заявления относятся к вопросам социально-правового характера: о трудовом стаже, заработной плате, образовании, гражданском состоянии, имущественных правах и т.п., но на генеалогические запросы эти архивы тоже отвечают. Архивные справки составляют по установленной форме на бланке Л1Я письма организации, в состав которой входит архив, с обозначением названия документа: "Архивная справка" (приложение II). В правой верхней части указывают лицо или учреждение, которому выдана справка. В справке приводят названия документов, их даты и излагают сведения, имеющиеся в этих документах. При этом изложение дают в хронологической последовательности событий (фактов), а не документов, в которых они отражены. Допускается приводить в справках выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом упоминании приводят полностью, при повторном упоминании можно применять официально принятые сокращенные названия. В справках о трудовом стаже кроме даты указывают номера соответствующих приказов (распоряжении) по личному составу. В конце справки, после основного текста, приводят архивные шифры (поисковые данные) документов, послуживших основанием для составления архивной справки (номера описей, номера дел и соответствующих листов дел). Архивную справку подписывает руководитель организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив, и заведующий архивом (ответственное за архив лицо). Справку заверяют зарегистрированной в установленном порядке печатью организации. Копия архивной справки, без печати, заверенная составителем, остается в делопроизводстве архива. В необходимых случаях к архивной справке могут прилагаться копии документов или выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные архивной справке. Копии и выписки могут выдавать и как самостоятельные документы с обозначением их названий: "Архивная копия", "Архивная выписка". Их оформляют и выдают так же, как и архивные справки. Название документа, с которого снимается копия или делается выписка, его номер и дату приводят полностью. Начало и конец каждого извлечения обозначают многоточием. На архивных копиях, состоящих из нескольких листов, поисковые данные (номер описи, дела, листа) проставляют на обороте каждого листа, заверительную надпись и печать - на обороте последнего листа документа. Архивные справки, архивные копии и архивные выписки направляют заинтересованным лицам или учреждениям с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив, с указанием, что они не могут быть размножены без разрешения организации, выдавшей эти документы. Какие сведения можно найти в ведомственных архивах? Начиная с 1917 года граждан при поступлении на службу тщательно проверяли. Сначала в каждом ведомстве был свой набор и порядок оформления документов по личному составу. Например, в Главном управлении топливной промышленности ВСНХ опросный лист для зачисления содержал следующие группы вопросов: социально-демографические данные, стаж работы, сведения о родственниках, служба в старой и Красной армиях, семейное положение, сведения о дореволюционной работе сотрудника и последнем месте работы при Советской власти. При поступлении на работу в Наркомат путей сообщения требовали сведений: к какой партии принадлежит и сочувствует поступающий на работу, сколько времени состоит в партии, в каких партиях и сколько времени состоял раньше, каким преследованиям подвергался за политическую деятельность. В заголовке анкеты было указано, что лица, показавшие ложные сведения, подвергаются преследованию по всей строгости закона. Один из вопросов предлагал назвать фамилию и адрес лица, который рекомендует на службу поступающего, и заверялась она только его подписью. Как правило группа вопросов в анкетах, отражала данные о службе в белой и Красной армиях, участии в первой мировой и гражданской войнах.

Эти анкеты просто клад для генеалога-любителя - вы можете не только получить копию лично рукой вашего предка заполненной анкеты, но и почерпнуть там сведения о его родственниках, в других местах недоступные.

Потом в течение десяти лет стало легче для поступающих на работу. В конце 1920-х документы по личному составу начали унифицировать, количество анкет сократили. В результате полные сведения о работниках госаппарата за этот период практически отсутствуют. Появился новый вид документа - трудовые списки, который включал меньше сведений. Их заполняли работники отделов кадров на всех служащих учреждения, зачисленных на постоянную работу. При переходе в другое учреждение трудовой список как правило выдавался ему на руки для предъявления по месту работы. Трудовой список состоял из двух разделов. В первом разделе помещались общие сведения о служащем, во втором – изменения его служебной деятельности. Присутствовали там партийность, социальное положение, образование, профессия и др. и сведения о военном учете.

В начале 1930-х появились личные листки по учету кадров и анкетные листы. Личный листок состоял из тридцати вопросов, в нем фиксировались демографические сведения (ф.и.о., пол, год рождения, место рождения и т.д.), данные социально-политического характера (социальное положение и происхождение, партийность, участие в профсоюзах, участие в выборных органах и т.д.), сведения об образовании, знании языков, отношение к воинской службе, работа в прошлом и т.д. Еще при приеме на работу всех категорий служащих стали применять документ под названием "Характеристика", где излагается мнение администрации, партийных и общественных организаций о работнике. Тогда же все при поступлении на работу стали писать автобиографии. На руководящих работников стали писать справки-объективки. Постановлением СНК СССР от 20 декабря 1938 г. “О введении трудовых книжек” СП СССР, 1938, ст. 329. с 15 января 1939 для рабочих и служащих всех государственных и кооперативных предприятий и учреждений были введены трудовые книжки, которые заменили трудовые списки. Поскольку в автобиографиях обычно писали не только дату и место рождения, но и родителей , это источник генеалогических сведений. Кроме того, если вы изыскиваете сведения по родственнику, который работал при советской власти и между 1917 и 1920, вы сможете узнать, где именно он в то время работал и уже в архиве того ведомства найти более полные сведения о его родственниках.

В настоящее время в число документов по личному составу входят следующие: Приказы (распоряжения) по личному составу (по годам за описываемый период). (Документы, являющиеся основанием для издания приказов по личному составу, включаются в соответствующие личные дела сотрудников или формируются в отдельные дела). Личные дела уволенных (по алфавиту фамилий), где, собственно, и лежит автобиография. Карточки по учету личного состава (по алфавиту фамилий). Лицевые счета рабочих и служащих (по годам, в пределах года - по алфавиту фамилий). Списки рабочих и служащих (по годам). Акты о несчастных случаях, связанных с производством (по годам). Протоколы квалификационных комиссий (по годам). Невостребованные трудовые книжки.

В каждом архиве есть опись дел - систематизированный перечень отобранных на хранение дел, содержащий необходимые учетные и справочные данные о них (номера и заголовки дел, даты, количество листов). Опись одновременно является учетным и справочным документом, обеспечивающим оперативный поиск дел и документов. Документы по личному составу, в том числе личные дела на уволенных, передаются по отдельным составленным на них описям. Если в организации хранятся документы по личному составу других, в том числе ликвидированных организации, то на документы каждой из них составляются отдельные описи.

При реорганизации организации с передачей ее функций организации-правопреемнику последняя принимает по акту архив и незавершенные делопроизводством документы реорганизуемой организации. Если функции реорганизуемой организации переданы нескольким организациям или правопреемник вообще отсутствует, ее документы передают либо в соответствующий государственный архив (если документы имеют научно-историческое значение), либо в действующий на данной территории (в городе, административном округе, районе) архив с переменным составом документов (городские, районные, объединенные архивы и т.п.). В условиях Москвы документы не имеющих правопреемников ликвидированных организаций и, прежде всего, материалы по личному составу передают на дальнейшее хранение по месту дислокации организациий в архивные отделы соответствующих административных округов Москвы, либо в объединенный ведомственный архив, комплектующийся документами конкретной отрасли.

В перечне 1989 года срок хранения дел по личному составу определялся в 75 лет. В настоящее время для личных дел отдельных категорий лиц установлен срок хранения “Постоянно”, а для большинства документов по личному составу определен 75 лет после прохождения экспертно-проверочной комиссии. При этом, в стране существует запретная дата, которой является 1945 год. Это означает, что документы, образовавшиеся до этого срока нельзя уничтожать без согласования с экспертно-проверочной комиссией, а для местных дел, отложившихся до 1945 года, практически устанавливается срок хранения “Постоянно”.

Адреса ведомственных архивов: http://www.rusarchives.ru/demands/adress/vedom.shtml.