Russian Letter Writing Guide

Back to the Russian Page►

Your letter should include:

• The date (at the top)
• The name and address of the addressee
• A greeting
• A brief introduction
• Biographical information about your relative
• A short, specific, genealogical request
• Referral request(s)
• A comment about payment
• Closing remarks
• Your signature
• Your return address (including your country).

Be brief and simple. Do not ask for too much at one time.

The following English-to-Russian translations will help you compose your letter. Read the sentences in English and choose those that best express what you want to say. Be sure that your sentences are arranged logically. You may want to write your letter first in English using the following sentences, then replace the sentences with their Russian translations. 

Do not use this guide as the letter itself! That might insult the recipient and lessen the chance of a reply.

Writing Dates

Write dates in the European style: day-month-year. Write the name of the month out and write the year in full. For example, write 10 декабрь 1889, not 12-10-89 or even 10-12-1889.

• January - январь
• February - февраль
• March - март
• April - апрель
• May - май
• June - июнь
• July- июль
• August- август
• September- август
• October-октябрь
• November- октябрь
• December-декабрь

Greetings

English	Russian
1. Dear Sir or Madam:	1. Уважаемый сударь или сударыня,
2. Dear Pastor:	2. Ваше преподобие,

Introductions

English	Russian
3. I am researching my ancestors and need information from your records.	3. Я исследую своих предков, и я нуждаюсь в некоторой информации из ваших архивов.
4. My ancestors come from (fill in locality). I would like to know more about them.	4. Мои предки родом из ( указать местность ). Мне бы хотелось больше узнать о них.
5. The following individual is my ancestor. Below is all the information I have about this person:	5. Упомянутое лицо является моим предком. Ниже следует вся имеющаяся у меня информация об этом человеке.:

Biographical Information

6. (Give information about your ancestor using the terms from the following list.)

English	Russian
a. Given name and surname:	a. Имя и фамилия:
b. Date of birth:	b. Дата рождения:
c. Place of birth:	c. Место рождения:
d. Father's given name and surname:	d. Имя и фамилия отца:
e. Mother's given name and surname:	e. Имя и фамилия матери:
f. Husband's given name and surname:	f. Имя и фамилия мужа:
g. Wife's given name and maiden surname:	g. Имя и девичья фамилия жены:
h. Date of marriage:	h. Дата вступления в брак:
i. Place of marriage:	i. Место бракосочетания:
j. Date of death:	j. Дата смерти:
k. Place of death:	k. Место захоронения:
l. Date of emigration:	l. Дата эмиграции:
m. Religion:

Roman Catholic	римско-католическое
Protestant (Lutheran)	протестантское(лютеранское)
Reformed	реформатское
Jewish :	еврейское

Genealogical Requests

7. Could you please check your birth registers from (fill in year) to (fill in year) for the birth or christening record of this person?	7. Пожалуйста, могли бы вы проверить ваши регистры рождения от (fill in year ) до (fill in year ) с целью уточнения даты рождения или крещения этого человека?
8. a. Please send me a complete extract of the birth or christening record (1) of this person. (2) of these persons. b. Please send me a copy of the birth or christening record of this person.	8. a. Пожалуйста, вышлите мне полную выписку даты рождения или крещения (1) этого лица. (2) этих лиц..  b. Пожалуйста, вышлите мне копию свидетельства рождения или крещения этого человека.
9. a. Please send me a complete extract of the marriage record (1) of this person. (2) of this person's parents.   b. Please send me a copy of the marriage record of this person.	9. a. Пожалуйста, вышлите мне полную выписку свидетельства о браке (1) этого человека. (2) родителей этого лица. b.  Пожалуйста, вышлите мне копию свидетельства о браке этого человека.
10. a.  I believe that (fill in name) died in your locality about (fill in year). I would like a complete extract of the death record   b. Please send me a copy of the death record of this person.	10. a. Я считаю что (fill in name) умер в вашей местности приблизительно в (fill in year). Я бы хотел получить полную выписку свидетельства о смерти. b.  Пожалуйста, вышлите мне копию свидетельства о смерти этого человека.
11. I would like to know more about the family of this person. I would be grateful if you would provide the names and birth dates of the brothers and sisters and an extract of the marriage record of the parents.	11. Мне бы хотелось узнать больше о семье этого человека. Я был бы признателен, если бы вы могли предоставить имена и даты рождения братьев и сестер и выписку свидетельства о браке родителей.
12. I would like to locate any relatives who may live in (fill in town). My ancestor was (fill in name). If you know any relatives of the family, I would be grateful if you would give this letter to them so that they can contact me.	12. Мне бы хотелось найти любых родственников, которые могут жить в (оказать город). Моим предком был (указать имя). Если вы владеете какой-либо информацией о любых родственниках этой семьи, я был бы признателен, если бы вы передали это письмо им, чтобы они могли связаться со мной.
13. Please send me a copy of the family information on (fill in husband's name) and (fill in wife's name). They were married (1) (fill in date). (2) approximately (fill in date).	13. Пожалуйста, вышлите мне копию информации о семье (fill in husband's name) и (fill in wife's name). Они поженились (1) ( fill in date). (2) Примерно (fill in date).
14. For my family research I need information from the Jewish records of births, marriages, and deaths from your community. Do you know where such records were kept and where they are presently located?	14. Для моего семейного исследования мне нужна информация из еврейских записей рождений, браков и смертей от вашего сообщества. Вы знаете, где хранились такие записи и где они в настоящее время находятся
15. Would you please inform me if it is possible to obtain photocopies from your records and tell me the cost of such copies?	15. Скажите, пожалуйста, можно ли мне получить фотокопии свидетельств из ваших регистров и какова стоимость каждого такого экземпляра?

Referral Requests

16. If you do not have the necessary records, could you provide the address of the place where the records can be found?	16. Если у вас нет необходимых документов, не могли бы вы предоставить адрес места, где они могут быть найдены?
17. If you are unable to do this research for me, could you please recommend a local researcher that I could hire for this purpose, someone who speaks some English if possible?	17. Если вы не в состоянии помочь мне с этим исследованием, пожалуйста, не могли бы вы порекомендовать мне какого -нибудь местного исследователя, желательно говорящего немного по- английски, кого я могла бы нанять для этой цели??

Payment

18. To cover your expenses, I am enclosing a donation to your parish as well as payment for the return postage.	18. Для покрытия ваших расходов, я прилагаю пожертвование вашему приходу, а также оплату почтовых расходов.
19. Please let me know the cost of your help and how I can pay.	19. Пожалуйста, дайте мне знать сколько стоит ваша помощь и как я могу оплатить.

Closing Remarks and Return Address

20. I thank you in advance for your help.	20. Заранее благодарю вас за помощь.
21. Sincerely,	21. искренне,
22. My address:	22. Мой адрес:

Follow-up

(Use these sentences in follow-up letters as needed.)

23. Thank you for the information you sent on (fill in date). It has helped me very much.	23. Большое спасибо за информацию, которую вы мне прислали (fill in date). Она мне очень сильно помогла.
24. I need further information about one of the individuals you mentioned in your letter: (fill in name).	24. Мне нужна дополнительная информация о человеке, которого вы упомянули в вашем письме (fill in name).
25. I have already received from you the following information about this person:	25. Я уже получил от вас следующую информацию об этом человеке:
26. I am enclosing a copy of a letter I sent you on (fill in date). Please write and tell me if you can do this research.	26. Я прилагаю копию письма, которое я послал вам (fill in date). Пожалуйста, напишите мне, если вы можете заняться этим исследованием.!

---

Archival Terminology

During the period of Soviet rule, archives centralized and preserved a vast holding of church and vital records dating from 1721-1917. Access had now been granted to this material though the degree of availability varies from archive to archive.

In the archives of the former Soviet Union, material is filed by record group - fond. A record group contains the records of a specific organization, portion of an organization, or individual. Archives also create collections as opposed to record groups, in which records of different organizations or individuals are filed together on some logical or thematic basis. Thus, in some archives, vital records of different religions can be filed together.

A single volume, file, or even a single sheet of paper is an item - delo. Each item is given a title based upon the record type and contents. Items are usually filed chronologically by the ear liest year of information found in that item. Within a particular year, the items are supposed to be filed by degree of significance.

An inventory - opis is a list of items in a record group or collection. While filing by record group reflects authorship, description by inventory reflects content, equivalent to table of contents in a book. The inventory identifies title assigned to each item, the sequential number, and information on inclusive dates and number of pages. The inventory is the key to finding records in an archive. It usually is not available outside of the archive. There may be more than one inventory for a record group. These sometimes reflect different types of material or different accessions of records for the same institution. The decision as to what to include in an inventory will vary significantly from archive to archive.

The result of the above practices is that each item in an archive is defined by three numbers: fond, opis, and delo. The number at each level is simply a sequential number. Later insertions are given an alpha designation after the number such as 21a, 21b, etc.

akt official document, act
aktovaia kniga register
delo basic classification unit
edinitsa khraneniia storage unit, smallest unit of a fond
fond basic organizational grouping in an archive
gramota a deed, charter, official document
list folio, leaf, sheet
opis’ subunit of a fond, series; or finding aid
putevoditel’ finding aid to an archive
rukopis’ manuscript
sbornik collection (misc.)
sobranie collection (artificial)

Writing to an Archive

Do not assume that archive employees will be able to speak and/or read English. As a general rule of thumb, you should write your request in the language of the archivist - for example, if you are writing to an archive in Russia, you should write your request in Russian. If you are writing to an archive in Ukraine, you should write your request in Ukrainian or Russian (or both!). You can include a copy of your letter in English below the Russian translation. If the archive writes back in English, you may correspond in English.

You do not have to speak Russian in order to write to a Russian archive. In general, online translators such as Google Translate can be useful as long as you use short, simple, and concise sentences. Complex ideas or flowery words can be difficult to translate. You may want to follow the general outline below and fill in the blanks with information specific to your situation. Some of the blanks require you to put words in genitive or prepositional case. To learn more about this, please see the Reading Russian Documents: Deciphering the Handwriting and Understanding the Grammar "How to" guide.

Archive Research Request Template

Russian

English

[1] Директору архива [Archive Initials] [2] От [Your full name and contact information] [3] Заявление [4] Добрый день! [5] Прошу Вас мне помочь в генеалогическом поиске. [6] Мой [relationship* - grandmother, great-grandfather, etc.], [7] [full name of ancestor in Russian], [religion (in genitive case)] вероисповедания, [8a] родился (if your ancestor was female, use родилась instead) [8b] женился (if your ancestor was female, use вышла замуж instead) [name of spouse (in genitive case)] [8c] умер (if your ancestor was female, use умерла instead) [9] в [name of parish/village/colony (include any known alternate names) (in prepositional case)], [10] в [date of birth, marriage, or death], [11] Прошу, используя имеющиеся в Вашем архиве метрические книги в [fond and opis number if available, and/or any other additional information], сообщить мне сведения [12a] о его (if your ancestor was female, use её instead) родителях (parents) or рождении (birth). [12b] o его (if your ancestor was female, use её instead) браке. [12c] o его (if your ancestor was female, use её instead) смерти. [13] Пожалуйста, пришлите мне копии имеющихся документов. [14a] (if the archive has posted their research and copy fees online, and you are aware of the cost, include a statement of the guarantee of payment. Many archives will not start fulfilling requests without this guarantee) Оплату гарантирую. [14b] (if the archive has not posted their research and copy fees online, inquire as to the cost and forms of payment accepted) Сколько стоит поиск и копирование? Какие формы оплаты вы принимаете? [15] Спасибо Вам большое! [16] С уважением, [Your full name]

[1] To the Director of the Archive [Archive Initials] [2] From [Your full name and contact information] [3] Statement [4] Good day! [5] I request your help in my genealogical search. [6] My [relationship - grandmother, great-grandfather, etc.], [7] [full name of ancestor in Russian], [religion (in genitive case)] religion, [8a] was born [8b] was married to [name of spouse (in genitive case)] [8c] died [9] in [name of parish/village/colony (include any known alternate names) (in prepositional case)], [10] on [date of birth, marriage, or death], [11] Please use the metrical books available in your archive in [fond and opis number if available, and/or any other additional information], to locate proof of [12a] his/her parents or birth. [12b] his/her marriage. [12c] his/her death. [13] Please send me a copy of any available documents. [14a] I guarantee payment. [14b] How much do lookup and copy fees cost? What forms of payment do you accept? [15] Thank you very much! [16] Respectfully yours, [Your full name]

*Common relationship words include:

Relationship Vocabulary

English	Russian
grandfather	дедушка
grandmother	бабушка
great-grandfather	пра-дедушка
great-grandmother	пра-бабушка
great (repeat as many times as necessary)	пра
ancestor	предок
ancestors	предки
brother	брат
sister	сестра
father	отец
mother	мать
spouse	супруг
husband	муж
wife	жена

For additional help writing a research request, you may want to consider reading the article "Как сделать правильный запрос в архив о предках".

Archive Research Request Example

Директору архива ГАВО

От Джейн До (Jane Doe), janedoe@email.com

Заявление

Добрый день!

Прошу Вас мне помочь в генеалогическом поиске. Мой предок, Иоганн Шмидт/Johann Schmidt, eвангелического-лютеранского вероисповедания, родился в Гречинной Луке/Валтере/Walter, в 1 января 1860 г. Прошу, используя имеющиеся в Вашем архиве метрические книги в ф. 176, о. 1, ед. хр. 4, чтобы, сообщить мне сведения о его родителях. Пожалуйста, пришлите мне копии имеющихся документов. Оплату гарантирую.

С уважением,

Джейн До (Jane Doe)